Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 28/09/2026

Pilar gaat zorgvuldig om met je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken wanneer je onze website bezoekt, tickets koopt, je inschrijft voor activiteiten of contact met ons opneemt. We leggen ook uit waarom we dat doen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Pilar vzw is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Maatschappelijke zetel: Pleinlaan 2 – 1050 Brussel
Ondernemingsnummer: 0430.906.959
E-mail voor privacyvragen: pilar@vub.be

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met Pilar verwerken we:

• Contactgegevens: je e-mailadres
• Publieksgegevens: je gender, geboortedatum en postcode.
• Bestel- en inschrijvingsgegevens: de activiteit waarvoor je tickets koopt of je inschrijft, het aantal tickets, het gekozen tarief, je bestelnummer en de datum van je bestelling.
• Betalingsgegevens: het betaalde bedrag, de betaalstatus en de transactiereferentie.
• Communicatiegegevens: de inhoud van berichten die je ons stuurt en ons antwoord daarop.
• Nieuwsbriefvoorkeuren: je inschrijving, uitschrijving en de registratie van je toestemming.

We ontvangen gegevens die je zelf invult of aan ons bezorgt, onder meer via de ticketshop, inschrijfformulieren en e-mail. Technische gegevens kunnen automatisch worden verzameld wanneer je de website gebruikt, binnen de grenzen van je cookievoorkeuren en de toepasselijke regels.

Wanneer iemand anders namens jou een ticket koopt of je inschrijft, kunnen we de daarvoor benodigde gegevens via die persoon ontvangen.

3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

Tickets, inschrijvingen en praktische informatie
We gebruiken de nodige contact-, bestel- en betalingsgegevens om je aankoop of inschrijving te verwerken, je tickets te bezorgen en je te informeren over de geboekte activiteit. Dat kan bijvoorbeeld gaan over aanvangsuren, een locatieverandering of een annulering.

De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van onze overeenkomst met jou of het nemen van stappen op jouw verzoek vóór het sluiten daarvan.

Gegevens die noodzakelijk zijn om je bestelling of inschrijving af te handelen, worden als verplicht aangeduid. Zonder die gegevens kunnen we de betrokken dienst niet leveren.

Nieuwsbrieven
Als je je daarvoor inschrijft, gebruiken we je e-mailadres om je nieuws over het programma en de werking van Pilar te sturen. We baseren ons hiervoor op je toestemming.

Je kunt je op elk moment uitschrijven via de link in elke nieuwsbrief of door ons te contacteren. Een ticket kopen betekent niet automatisch dat je wordt ingeschreven op onze nieuwsbrief.

Inzicht in ons publiek
Met je toestemming gebruiken we gender, geboortedatum en postcode om inzicht te krijgen in de samenstelling en het geografische bereik van ons publiek. Zo kunnen we onze publiekswerking evalueren en verbeteren.

Voor rapportering aan partners en subsidiënten gebruiken we uitsluitend anonieme, samengevoegde resultaten waaruit individuele bezoekers niet kunnen worden herkend.

Vragen en klachten
We gebruiken je contactgegevens en de informatie in je bericht om je vraag of klacht te behandelen.

Als je bericht betrekking heeft op een aankoop of inschrijving, gebeurt dat voor de uitvoering van die overeenkomst. Voor andere vragen baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en onze dienstverlening op te volgen.

Administratie en wettelijke verplichtingen
We verwerken de noodzakelijke bestel-, facturatie- en betalingsgegevens om onze boekhouding te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Werking en beveiliging van de website
We gebruiken noodzakelijke technische gegevens om onze website te laten functioneren, storingen op te lossen en misbruik te voorkomen. We baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigd belang om een veilige en betrouwbare website aan te bieden.

Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën vragen we vooraf toestemming. Meer informatie vind je in onze [cookieverklaring – link].

4. Met wie delen we je gegevens?

Binnen Pilar hebben alleen personen die je gegevens nodig hebben voor hun taken toegang tot die gegevens.

Daarnaast werken we met dienstverleners die ons ondersteunen:

• Stager B.V. voor ticketverkoop en het beheer van de daarbij horende bezoekers- en bestelgegevens.
• Mailchimp voor het versturen van nieuwsbrieven.
• Minsky voor hosting en technisch onderhoud van de website.
• SumUp en Lightspeed voor de verwerking van betalingen.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, maken we afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en het toegestane gebruik van die gegevens.

Stager verwerkt de gegevens die wij via het platform beheren in onze opdracht. Meer informatie over Stager vind je in het privacybeleid van Stager.

We kunnen gegevens ook doorgeven wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om juridische aanspraken te behandelen.

Pilar verkoopt geen persoonsgegevens en deelt geen identificeerbare bezoekersgegevens met partners of subsidiënten voor hun eigen marketing.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelen. Daarna verwijderen we ze of maken we ze onomkeerbaar anoniem. De termijnen gelden per verwerkingsdoel. Een wettelijke verplichting om factuurgegevens te bewaren betekent niet dat we ook je publieksgegevens of nieuwsbriefinschrijving even lang bewaren.

Als bepaalde gegevens nodig zijn voor een lopend geschil of een wettelijke verplichting, bewaren we alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens langer, zolang die noodzaak bestaat. Het gebruik wordt beperkt tot dat doel.

Onomkeerbaar anonieme statistieken kunnen we langer bewaren, omdat ze niet meer naar individuele personen te herleiden zijn.

6. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of verspreiding.

We beperken de toegang tot personen die die gegevens nodig hebben en maken afspraken met onze dienstverleners over een veilige verwerking.

7. Welke rechten heb je?

Binnen de voorwaarden van de Algemene Verordering Gegevensbescherming kun je:

• Inzage vragen in je persoonsgegevens en een kopie ontvangen.
• Onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens aanvullen.
• Verwijdering vragen van gegevens die we niet langer mogen of hoeven te bewaren.
• Beperking van de verwerking vragen, bijvoorbeeld terwijl we een betwisting over de juistheid onderzoeken.
• Bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met jouw situatie.
• Altijd bezwaar maken tegen direct marketing, inclusief eventuele profilering die daarmee verband houdt.
• Gegevensoverdracht vragen voor gegevens die je zelf hebt verstrekt en die we geautomatiseerd verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst.
• Je toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je kunt een verzoek sturen naar pilar@vub.be. Bij redelijke twijfel over je identiteit kunnen we aanvullende informatie vragen, beperkt tot wat nodig is om je identiteit te controleren.

8. Klachten

Heb je een vraag of klacht over hoe we met je persoonsgegevens omgaan? Je kunt ons bereiken via pilar@vub.be.

Je hebt daarnaast het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit in het EU-land waar je gewoonlijk woont of werkt.

9. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking of de gebruikte diensten veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen informeren we je op een passende manier. Wanneer een nieuwe verwerking toestemming vereist, vragen we die vooraf.